Politique de confidentialité

1. Responsable du traitement

Le responsable du traitement est Pascal SAINTE-ROSE-MERIL, entrepreneur individuel exerçant sous le nom commercial ExtraMwen, 60 rue François 1er, 75008 Paris, France — contact@extramwen.com.

Aucun délégué à la protection des données n’a été formellement désigné ; les demandes sont traitées directement par le responsable du traitement.

2. Comptes, coordonnées et profils

• Données : nom, prénom, adresse électronique, téléphone, mot de passe chiffré, rôle, langue, établissement rattaché.
• Finalité : création et gestion du compte, authentification, accès aux espaces selon le rôle.
• Base légale : exécution du contrat d’utilisation.
• Destinataires : le responsable du traitement, l’hébergeur, le service d’envoi d’e-mails.
• Conservation : durée du compte, puis 12 mois d’archivage technique, sauf litige ou obligation légale.

3. Expériences, formations, compétences et CV

• Données : parcours professionnel, diplômes et formations, compétences, disponibilités, zones d’intervention, CV déposé.
• Finalité : présentation du profil aux Employeurs et mise en relation.
• Base légale : exécution du contrat ; consentement pour les documents facultatifs.
• Destinataires : Employeurs concernés par une candidature ou une mission, dans la limite des informations nécessaires.
• Conservation : durée du compte ; suppression possible à tout moment par l’utilisateur.

Les accès aux CV sont journalisés et les liens de téléchargement sont temporaires et signés.

4. Analyse assistée d’un CV

Lorsqu’un Extra le demande, le contenu de son CV est analysé par un service d’intelligence artificielle (Lovable AI) afin de proposer un pré-remplissage du profil.

• Finalité : faciliter la saisie du profil.
• Base légale : consentement — l’analyse n’est déclenchée qu’à la demande de l’utilisateur.
• Le résultat constitue une proposition : l’utilisateur doit la vérifier, la corriger et la valider.
• Aucune information importée n’est enregistrée silencieusement dans le profil.
• Conservation : le texte transmis pour analyse n’est pas conservé au-delà du traitement de la demande.

5. Vérification d’identité et d’établissement

• Données : pièce d’identité, date de naissance, nationalité, pays de résidence, justificatifs professionnels (SIREN/SIRET, documents d’établissement), statut et historique du dossier.
• Finalité : lutte contre la fraude et l’usurpation d’identité, fiabilité des profils et des établissements.
• Base légale : intérêt légitime à sécuriser la mise en relation, et obligation légale le cas échéant.
• Destinataires : administration interne habilitée uniquement ; les documents ne sont jamais publics.
• Sécurité : stockage privé, liens temporaires signés, accès journalisé.

• Conservation des fichiers : les copies des pièces d’identité sont conservées uniquement pendant l’examen du dossier et pendant une éventuelle demande de documents complémentaires.
• Suppression automatique : au plus tard 30 jours après la décision définitive (acceptation ou refus), sauf obligation légale particulière ou litige nécessitant une conservation temporaire documentée.
• Cette suppression s’applique au stockage actif : le fichier n’est plus accessible ni restaurable dans le fonctionnement courant du service. Une copie résiduelle peut subsister au maximum 30 jours dans les sauvegardes techniques chiffrées, purgées automatiquement selon un cycle documenté ; ces sauvegardes ne servent qu’à une reprise après incident majeur et ne permettent pas de rétablir un document supprimé à la demande.
• Si une suppression automatique échoue, une alerte est adressée aux administrateurs et une nouvelle tentative est effectuée automatiquement ; les journaux ne contiennent ni le contenu des documents, ni de lien de téléchargement.
• Les documents remplacés ou devenus inutiles sont supprimés sans attendre la fermeture du compte.
• Après suppression, ExtraMwen ne conserve qu’une preuve minimale de la vérification : statut, date, type de document, date d’expiration lorsqu’elle est nécessaire, administrateur ayant rendu la décision et historique des décisions.
• Cette preuve ne contient ni la photographie complète du document, ni son image intégrale, ni davantage d’informations que nécessaire.
• Pendant leur conservation, l’accès aux fichiers est strictement limité aux administrateurs autorisés, au moyen de liens signés temporaires.
• Toute prolongation liée à un litige est limitée dans le temps, motivée et journalisée.

6. Candidatures, missions, heures et évaluations

• Données : missions publiées, candidatures, sélections et refus, horaires déclarés et confirmés, pauses, statuts, évaluations et commentaires.
• Finalité : fonctionnement du service, preuve des échanges, calcul de la commission, résolution des litiges.
• Base légale : exécution du contrat et intérêt légitime probatoire.
• Destinataires : les parties à la mission, l’administration interne en cas de litige.
• Conservation : 5 ans à compter de la fin de la mission (délai de prescription applicable en matière contractuelle).

7. Notifications et entretiens vidéo

• Données : notifications internes, e-mails transactionnels, statut de lecture, créneaux et comptes rendus d’entretien vidéo.
• Finalité : information des utilisateurs et qualification des profils.
• Base légale : exécution du contrat ; consentement pour l’entretien vidéo, qui reste facultatif.
• Conservation : notifications 12 mois ; éléments d’entretien pendant la durée du compte.

8. Abonnements et paiements

• Données : statut d’abonnement, dates d’échéance, identifiants techniques de facturation, commissions calculées.
• Finalité : gestion de l’abonnement Employeur et de la commission de service.
• Base légale : exécution du contrat et obligation légale comptable.
• Destinataires : Paddle, en qualité de marchand officiel, pour le paiement et la facturation.
• Conservation : 10 ans pour les pièces comptables et factures.

Aucune donnée de carte bancaire n’est collectée ni conservée par ExtraMwen.

9. Journaux de sécurité et données techniques

• Données : horodatage des connexions, actions administratives sensibles, accès aux documents privés, adresse IP et informations techniques du navigateur.
• Finalité : sécurité, prévention de la fraude, diagnostic technique.
• Base légale : intérêt légitime et obligation légale de conservation de certains journaux.
• Conservation : 12 mois maximum.

10. Affichage cartographique

Les cartes sont affichées à partir des fonds de plan OpenStreetMap. L’affichage d’une carte entraîne une connexion aux serveurs de tuiles, qui reçoivent l’adresse IP et les informations techniques nécessaires à la fourniture des images.

Les positions des Extras sont anonymisées et approchées à l’échelle du quartier : aucune adresse précise n’est affichée.

11. Sous-traitants et transferts internationaux

• Lovable Cloud : hébergement, base de données, comptes et stockage des documents.
• Paddle : paiement, facturation et gestion de l’abonnement.
• Lovable AI : analyse assistée des CV, à la demande de l’utilisateur.
• Service d’e-mails de la plateforme : envoi des messages transactionnels.
• OpenStreetMap : fonds de carte.

Certains prestataires peuvent traiter des données en dehors de l’Union européenne. Ces transferts sont encadrés par les clauses contractuelles types de la Commission européenne ou tout autre mécanisme légal équivalent.

12. Sécurité

• Chiffrement des échanges et des mots de passe.
• Cloisonnement strict des accès par rôle (Extra, Employeur, administration).
• Stockage privé des documents sensibles et liens de téléchargement temporaires.
• Journalisation des accès et des actions sensibles.
• Restriction des droits d’écriture aux seules opérations serveur autorisées.

13. Vos droits

Vous disposez des droits d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation, d’opposition et de portabilité, ainsi que du droit de définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès.

Ces droits s’exercent à contact@extramwen.com. Une réponse est apportée dans un délai d’un mois, prolongeable en cas de demande complexe. Une preuve d’identité peut être demandée en cas de doute raisonnable.

Certaines données ne peuvent pas être supprimées immédiatement lorsqu’elles sont nécessaires à la sécurité, à la facturation, à la preuve en cas de litige ou au respect d’une obligation légale ; elles sont alors conservées de manière restreinte jusqu’à l’expiration du délai applicable.

Vous pouvez introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL), 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07 — www.cnil.fr.

14. Durées de conservation : base active, archive intermédiaire et suppression

Les données suivent trois étapes : la base active (utilisation courante du service), l’archive intermédiaire (accès restreint, conservation à des fins de preuve, de facturation, de sécurité ou d’obligation légale), puis la suppression définitive ou l’anonymisation irréversible.

• Compte actif : pendant toute la durée du compte.
• Archive technique après fermeture du compte : 12 mois maximum, sauf effacement anticipé ou obligation légale.
• Missions et éléments contractuels nécessaires à la preuve : 5 ans.
• Factures et pièces comptables : 10 ans.
• Journaux de sécurité : 12 mois maximum.
• Pièces d’identité (fichiers) : durée de l’examen du dossier, puis suppression automatique au plus tard 30 jours après la décision définitive.
• Preuve minimale de vérification : pendant la durée du compte, puis archivage selon les délais de preuve applicables.
• CV : pendant la durée du compte ou jusqu’à sa suppression par l’utilisateur.
• Candidatures et évaluations : pendant la durée nécessaire au fonctionnement du service, puis archivage selon les délais de preuve applicables.
• Brouillons temporaires : supprimés à la fermeture de l’onglet ou lors de la validation du formulaire.

À l’issue de l’archive intermédiaire, les données sont supprimées définitivement ou anonymisées de manière irréversible.

15. Pause du profil, suppression du compte et inactivité

Chaque Extra peut, depuis son espace, mettre son profil en pause ou demander la suppression définitive de son compte. La pause rend le profil immédiatement invisible dans les recherches des établissements et désactive la disponibilité immédiate, sans supprimer aucune donnée : l’Extra peut réactiver son profil à tout moment après connexion.

La suppression définitive exige la saisie du mot de passe et une confirmation explicite : aucun lien reçu par e-mail ne suffit à supprimer un compte. Après confirmation, le profil est masqué, les sessions en cours sont révoquées, les candidatures encore ouvertes sont retirées, et les données personnelles, documents et photos sont supprimés du stockage privé. Les évaluations et missions conservées pour les autres participants sont anonymisées et ne permettent plus d’identifier la personne supprimée.

Lorsque la suppression immédiate est impossible, le compte est fermé à toute nouvelle activité et seules les données strictement nécessaires sont placées en archive à accès restreint, pour une durée précise et justifiée :

• 10 ans : règlement en attente ou obligation légale de conservation — durée des obligations comptables et fiscales applicables aux pièces justificatives.
• 5 ans : litige ouvert — délai de prescription applicable en matière contractuelle, nécessaire à la preuve jusqu’au règlement du différend.
• 3 ans : signalement ou enquête de fraude — durée nécessaire à la prévention de la récidive ; seule une empreinte technique minimale et non lisible est conservée, jamais les documents.
• 1 an : autres cas de blocage temporaire — durée d’archivage technique après fermeture du compte.

Un compte sanctionné ne peut pas utiliser la suppression pour contourner une interdiction. À l’échéance de chaque durée, les données concernées sont supprimées ou anonymisées de manière irréversible.

Les comptes Extra inactifs suivent un calendrier documenté. L’activité réelle correspond à une connexion authentifiée, une modification volontaire du profil ou des disponibilités, une candidature, l’acceptation ou la réalisation d’une mission ; la réception ou l’ouverture d’un e-mail, une notification automatique, un traitement du serveur ou la consultation du profil par un tiers ne comptent jamais comme activité.

• 12 mois sans activité réelle : premier e-mail d’avertissement.
• 30 jours plus tard, sans activité : dernier rappel.
• 30 jours après ce rappel : désactivation du compte et masquage du profil.
• 30 jours après la désactivation : suppression ou anonymisation des données qui ne doivent plus être conservées.

Chaque e-mail indique la date prévue, la raison de l’envoi, un lien vers la présente politique, l’adresse de contact, et un bouton « Garder mon compte actif » qui conduit à une connexion sécurisée suivie d’une confirmation. Ce lien est à usage unique et expire.